Müügiarve on mõeldud klientidele väljastatud arvete ja klientidelt laekunud tellimuste sisestamiseks.

Sisestusaken arvete ja tellimuste jaoks on üks, erinevus on vaid selles, kuidas dokument salvestatakse.

Menüüvalikul: Müük -> Arve -> Uus avaneb müügidokumendi sisestusaken:

Aken on jaotatud kahte ossa: ülemine - dokumendi päis, kus on kirjas dokumendi üldine informatsioon ja alumine, mis koosneb dokumendi lehtedest:

• kaubaread - kaubad ja teenused, mida müüakse
• raharead - dokumendi read, mille üle ei ole vajadust saada hilisemat analüüsi.
• maksud - kauba- ja raharidade põhjal arvutatavate maksude (käibemaks, ümardus) summad
• kanne - dokumendi põhjal koostatav raamatupidamiskanne.

Aknal on kolm nuppu:

• Salvesta - müügidokument salvestatakse arvena.
• Katkesta - müügidokumendi sisestamine katkestatakse.
• Arvuta - arvutatakse üle süsteemi vaikimisi väärtused vastavalt aktiveeritud lehele. Kui aktiivne leht on:
- kaubaread - arvutatakse üle kaubaridade hinnad, allahindlused ja kommentaarid
- maksud - arvutatakse üle maksude väärtused
- kanne - vastavalt kasutatavale automaatlausendile moodustatakse uus raamatupidamiskanne

Akna üleval vasakul nurgas asub menüü "Tehing", millel on valikud:

• Nimeta - võimalus anda tehingule nimi, vaikimisi nummerdatakse tehinguid programmi poolt.
• Salvesta - dokument salvestatakse tehinguna.
• Trüki - ekraanile kuvatakse tehingu kujundusvaade, mida on võimalik välja trükkida.

Dokumendi sisestamine

Dokumendi sisestamist alustatakse päisest, kus määratakse:

• Number - müügidokumendi number, pakutakse programmi poolt.
• Tüüp - dokumendi tüüp (arve, arve-saateleht, sularaha arve-saateleht, saateleht), kirjeldatud allpool.
• Projekt - projekt, mille arvestusse dokument arvatakse (kui ettevõttes kasutatakse projektiarvestust).
• Hinnakiri - hinnakiri, mida dokumendile rakendatakse.
• Firma - firma, kellele kaupa ja/või teenust müüakse.
• Leping - leping, millega dokument seotakse. Lepingu täpsustamine on vajalik ainult siis, kui firmal on mitu lepingut.
• - selle nupu tagant avaneb kliendikaardi kiirotsija. Sama kiirotsija avaneb ka klahvivajutusega F7.
• Märge - vaba kommentaar (vajadusel).
• Kuupäev - dokumendi väljastamise kuupäev.
• Tähtaeg - arve maksmise tähtaeg.
• Viivis (%) - viivise protsent, mis võetakse aluseks viivistasude arvutamisel juhul, kui arvet ei tasuta tähtaegselt.
• Summa - dokumendi maksudega summa.
• Tasutud - summa, mis on selle dokumendi eest makstud. Andmeväli eksisteerib ainult siis, kui dokument on salvestatud arveks (mitte tehinguks) ja on avatud vaatamiseks või muutmiseks.

NB! Arvete väljastamise juures on vaja tähelepanu pöörata dokumendi tüübile, kuna pärast salvestamist seda muuta ei saa.

Programmis on neli dokumendi tüüpi, mis erinevad dokumendi salvestamisel andmebaasis tehtavate muudatuste poolest:

• arve - muudab firma rahalist võlgnevust ja kaubaridade olemasolu korral ka väljastamata kaupade seisu. Arvel olevate kaubaridade põhjal on hiljem võimalik koostada saatelehti, millega kaubad laost väljastatakse.
• arve/saateleht - muudab firma seisu ja kaubaridadel olevad kaubad laost väljastatakse laost.
• sularaha arve/saateleht - tegemist on arve-saatelehega, mis ei muuda firma seisu. Sularaha arve-saateleht märgitakse salvestamise hetkel makstuks, samal ajal väljastatakse arvel olevad kaubad laost.
• saateleht - saatelehega väljastatakse kaubaridadel olevad kaubad laost ning muutub arveta saatelehtede seis. Saatelehel olevate kaubaridade põhjal on hiljem võimalik koostada arve, mis vormistab kliendile rahalise võlgnevuse.

Leht "Kaubaread"

Kaubaridadele sisestatakse müüdavad kaubad ja teenused. Selleks, et kauba liikumine toimuks ka laos peab dokumendi tüübiks olema saateleht, arve-saateleht või sularaha arve-saateleht.

Kaubaridade sisestamiseks on kolm võimalust:

• kõik read sisestatakse käsitsi

  Kauba otsimiseks saab kasutada "kauba kiirotsijat". Kiirotsija avamiseks tuleb minna lahtrisse "Kood" või "Kaup" ja vajutada hiirega hallile kastile või "Insert" klahvile. Samuti võib koodi või kauba lahtrisse kirjutada osa otsitava kauba koodist või nimetusest ja vajutada klahvi "Enter". Kui leitakse üks vaste, valitakse kaup ära. Kui vasteid on rohkem, avatakse kiirotsija.

  Lahtrisse "Märge" saab kirjutada kommentaari, mis trükitakse arvele kauba järele sulgudesse. Standardse kommentaari korral saab selle ära kirjeldada kauba registrikaardil ja sellisel juhul täidetakse lahter kohe pärast kauba valimist.

  Kauba korral tuleb kindlasti ära määrata laoosakond, kuhu kaup arvele võetakse. Lahtris "Osakond" saab "insert" klahviga vajutusega või hiirevajutusega hallil kastil näha konkreetse kauba laoseisu.

  Kui kauba arvestust peetakse partiide lõikes, tuleb ära määrata ka vastav partii, kust kaup võetakse. Partii valimiseks tuleb lahtrist "Partii" avada partii valikuaken "Kaubapartii valik":

  Partii valimiseks tuleb vastav partii aktiviseerida ja vajutada käsunupule "OK".

  NB! Partii valimisel tuleb jälgida, et väljastatav kogus (kaubareal olev kogus) ei oleks suurem kui selles partiis kaupa on.

  NB! Korraga ei saa määrata mitut partiid, mis tähendab seda, et kui kaupa võetakse mitmest partiist, siis iga partii jaoks peab olema eraldi kaubarida.

  Lahtrisse "Müügihind" sisestatakse kauba ühe ühiku hind ilma käibemaksuta.

  Lahtrisse "%" saab sisestada allahindluse protsendi (sisestatakse ilma miinusmärgita). Kui kliendi-lepingu juures on allahindlused määratud, sisestub see automaatselt.

  Lahtris "Kokku" on kauba müügisumma ilma maksudeta.

  Lahtrid "Ostuhind" ja "Kokku" on teineteisest sõltuvad: ühe sisestades, arvutatakse teine.

  Kaubarea kustutamiseks või vahele lisamiseks tuleb minna kaubarea numbri veergu "Jnr." ja vajutada selle peal parempoolset hiireklahvi. Avaneb menüü, kus tuleb teha vastav valik: kas "Eemalda rida" või "Lisa kaubarida".

• saatelehele tehakse arvet
  

  Dokumendi tüübiks on "Arve".

  Saatelehe määramiseks tuleb kaubarea numbri peal parema hiireklahvi vajutusega valida "lisa saateleht". Avaneb aken "Saatelehe otsimine" kus näidatakse kõik saatelehed, mis on arvetega sidumata:

  Otsimisel on võimalik täpsustada perioodi ("Alates" ja "Kuni") ja projekte, mille dokumente vaadeldakse. Filtritingimuste rakendumiseks tuleb vajutada käsunupule "Otsi". Leidnud sobivad saatelehed, tuleb need ära märkida (siniseks teha) ja kinnitada vajutusega "OK" nupule. Tulemusena täidetakse arve kaubaread saatelehtedel olevate ridadega ja kaubarea lahtris "saateleht" näidatakse saatelehe numbrit.

• arvele tehakse saatelehte

  Dokumendi tüübiks on "Saateleht".

  Dokumendi tüübi määramisel asendatakse lahtrid "Tähtaeg" ja "Viivis" sisestuslahtriga "Arve". Siit avaneb aken "Arve otsimine" kus näidatakse kõik arved, milledele ei ole veel saatelehte tehtud:

  Otsimisel on võimalik täpsustada perioodi ("Alates" ja "Kuni") ja projekte, mille dokumente vaadeldakse. Filtritingimuste rakendumiseks tuleb vajutada käsunupule "Otsi". Leidnud arve, tuleb see ära märkida (siniseks teha) ja kinnitada vajutusega nupule "OK". Arvel olevad kaubaread sisestatakse automaatselt ja lahtrisse "Arve" näidatakse arve numbrit.

  Kaubaridade täitmisega ilmub täiendav veerg "Väljastamata", kus näidatakse kauba kogust, mis selle arve alusel on veel kliendile välja andmata. Veergu "Kogus" sisestatakse kauba kogus, mis selle saatelehega väljastatakse. Kui programmi poolt täideti kaubaread, siis siia näidatakse algselt sama kogust, mis on lahtris "Väljastamata". Kui väljastatakse väiksem kogus, siis tuleb vastav number üle kirjutada. Kui mõnda kaupa ei väljastata üldse, on koguseks 0.

  Programmi poolt peetakse arvestust väljastamata koguste kohta ning kui kaupu väljastatakse osaliselt, siis järgmisel väljastamisel näidatakse kogust eelmiste saatelehtede põhjal väiksemana.

Kaubarea kustutamiseks või vahele lisamiseks tuleb minna kaubarea numbri veergu "Jnr." ja vajutada selle peal parempoolset hiireklahvi. Avaneb menüü, kus tuleb teha vastav valik: kas "eemalda rida" või "lisa kaubarida"

Leht "Raharead"

Raharidadele võib sisestada sellised ostuarve read, mille üle ei ole vaja laoarvestust pidada ja mis kohe kuluks kantakse. Kuna raharidade puhul ei kirjutata dokumendile ühikuid, koguseid ja ühikuhinda, siis müügiarve tegemisel ei soovita raharidasid kasutada.

Raharea puhul määratakse:

• Maksud - rahareale rakenduvad maksud: käibemaks, ümardus.
• Projekt - projekt, mille tulusse raharea summa läheb.
• Konto nr. - tulukonto, kuhu konteeritakse raharea summa.
• Kirjeldus - kommentaar rahareale kantava summa kohta, näiteks: ruumide rent oktoobris.
• Summa - raharea summa ilma maksudeta.

Leht "Maksud"

Kui kaubaridadele sisestatud kaupade ja teenuste registrikaartidel on maksud määratud ning samuti on maksud määratud ka raharidadel, siis täidetakse see leht automaatselt.

Iga maksu korral näidatakse:

• Nimi - maksugrupi nimetus.
• Valem - maksusumma leidmise arvutusvalem.
• Tingimus - tingimus, mille puhul arvutusvalemit rakendatakse.
• Summa - arvutatud maksu summa.

Leht "Kanne"

Automaatlausendi olemasolu korral koostatakse kanne automaatselt.

Kannet käsitsi tehes tuleb sisestada kandes osaleva konto number ja summad, mis kantakse vastava konto deebetisse või kreeditisse. Lehe allosas näidatakse (number punase värviga), kas kanne on tasakaalus (0.00) või ei. NB! Kannet, mis ei ole tasakaalus, ei salvestata.

Dokumendi salvestamine arveks

Dokumendi salvestamine toimub käsunupu "Salvesta" abil. Pärast nupule vajutamist küsitakse kasutajalt "Kas salvestada arve?", andes kasutajale kaks võimalust:

• OK - dokument salvestatakse.
• Katkesta - dokumenti ei salvestata ja minnakse tagasi dokumendi sisestusaknasse.

Salvestamisel kontrollitakse kohustuslike väljade täitmist: projekt, firma, maksetähtaaeg, laoosakond. Vajadusel esitatakse kasutajale täiendavaid teateid, andes võimaluse andmeid täpsustada.

Dokumendi salvestamine tellimuseks

Dokumendi salvestamiseks tellimuseks (tehinguks) on kaks võimalust:

• kas teha menüüvalik "Tehing" -> "Salvesta" või
• vajutada akna üleval paremas nurgas asuvale disketi-ikoonile

Kui dokument on tehinguks salvestatud, tuleb aken sulgeda kas nupust "Katkesta" või sisestuakna sulgemisnupust (ristist). Pärast seda tegevust küsitakse kasutajalt "Kas salvestada arve?", andes kasutajale kolm võimalust:

• Jah - dokument salvestatakse arveks.
• Ei - kui pärast tehinguks salvestamist ei ole kasutaja teinud mingeid muudatusi, siis selle valiku tegemisel suletakse sisestusaken. Kui tehingut on pärast salvestamist muudetud, siis küsitakse kasutajalt "Kas salvestada tehing?", andes sellega võimaluse tehing uuesti salvestada.
• Katkesta - minnakse tagasi dokumendi sisestusaknasse

Tehingu (tellimuse) trükkimine

Tehingu trükkimiseks on kaks võimalust:

• kas teha menüüvalik "Tehing" -> "Trüki" või
• vajutada akna üleval paremas nurgas asuvale printeri-ikoonile

Kui sisestusaknast kutsutakse välja trükkimise funktsioon, siis selle tegevusega koos toimub dokumendi tehinguks salvestamine.