Bilansiväliseid kontosid on igas grupis 6, millest 5 on konkreetsete valuutade (NOK, SEK, EUR, FIM, USD) jaoks ja ühte (muud valuutad) kasutatakse kõikide ülejäänute korral.

Bilansiväliste kontode lisamise, muutmise ja eemaldamisega kaasneb ka automaatlausendite muutmise vajadus. Automaatlausendite täiustamisel on soovitav konsulteerida Finantstarkvara Kardinal Toimkonnaga.

Valuutadokumendi sisestamisel tuleb kindlasti määrata dokumendiga seotud valuuta. Kui seda ei tehta, siis loetakse dokument koostatuks põhivaluutas (EEK). Dokumendiga seotud valuuta määramisel võetakse vaikimisi kasutatavaks kursiks vastava valuuta kurss kursitabelist. Vajadusel tuleb seda paranda (n: arve sisestamisel menüüst: Valuuta -> Päevakurss).

Valuutadokumendi sisestamisel tuleb arvestada, et dokumendi summad esitatakse ekraanil korraga vaid ühes vääringus. Vajadusel saab kasutaja vaadeldavat vääringut vahetada (vaadates summasid kas konkreetses valuutas või põhivaluutas). Summadega seotud vääringule viitab valuutatähise (n: [DEM]) esinemine või puudumine kas veeru pealkirjas (n: arve tegemisel) või lisaveerus (n: makse ja memoriaalorderi tegemisel).

NB! Dokumendi muutmisega kaasneb dokumendi summa muutumine mõlemas vääringus!

Näide. Arvele (EUR) raharea väärtusega 5 EUR lisamisega suureneb arve kogusumma põhivaluutas - 15,6466*5=78,23 EEK.

Dokumendiga kaasnevas raamatupidamiskandes on lisaks bilansikontode saldot muutvatele kirjetele (summad põhivaluutas) ka veel bilansiväliste kontode saldot muutvad kirjed (dokumendi summa valuutas).

NB! Dokumentide sisestamisel tuleb arvestada, et omavahel saab seostada vaid samas valuutas koostatud dokumente.

See tähendab, et EUR's koostatud arvet saab tasuda ainult kas EUR’s või põhivaluutas (EEK)! Analoogsed reeglid kehtivad arvete ja saatelehtede seostamisel. Kusjuures arve alusel saatelehte tehes ei saa muuta ka dokumendi päevakurssi, kuna dokumentidega seotud rahaline info on määratud arve juures.

Valuutadokumendi otsimiseks (dokumentide kiirotsijas) on otstarbekas kasutada täiendava otsingufiltrina valuutafiltrit - sellisel juhul kuvatakse vastuseks vaid valitud valuutas koostatud dokumendid. Dokumendi summa esitatakse vastavas valuutas. Kui valuutaks valida põhivaluuta (EEK), siis kuvatakse otsingu vastusena kõik filtritingimustega sobivad dokumendid koos nende väärtusega põhivaluutas.
NB! Nimetatud valuutafilter on kasutatav vaid valuutamooduli olemasolul!

NB! Valuutamoodulit mitteomavas tööjaamas saab valuutadokumente avada ainult vaatamiseks!

Arve sisestamine

Müügi- või ostuarve sisestamiseks tuleb käivitada arve sisestusaken ning lisaks tavaoperatsioonidele teha täiendavad lisategevused:

1. Dokumendiga seotud valuuta valimine;
2. Valuutakursi täpsustamine (vajadusel);
3. Valuutahinnakirja valimine (vajadusel);
4. Firma valuutalepingu valimine.

Sellele, kas dokumendi ridades (kaubaread, raharead, maksud) esitatud summad on valitud valuutas (n: EUR) või põhivaluutas, viitab vastava valuuta lühendi esinemine või puudumine reasummat kajastava veeru pealkirjas. Analoogselt esitatakse ka dokumendi kogusumma kas valitud valuutas või põhivaluutas. Dokumendi kogusumma kõrval asuv nupp "$" ongi vaadeldavate vääringute vahetamiseks. Menüüs “Valuuta” esitatakse kõik valuutakursi tabelis loetletud valuutad. Vajaliku valuuta puudumisel tuleb viimane lisada kursitabelisse ning taasavada arve sisestusaken.

NB! Dokumendiga seotud valuuta vahetamisel (n: DEM->USD) leitakse uued valuutasummad põhivaluutast (EEK) lähtudes. Kui kasutusel oli veel ka valuutahinnakiri, siis saab aktiivseks hinnakirjaks põhihinnakiri ning dokumendi ridade väärtus leitakse sellest lähtuvalt.

Arve või saatelehe koostamisel (vastavalt saatelehe või arve põhjal) võetakse dokumendi valuutaks alusdokumendi valuuta. Dokumendi kursiks on kas arve kurss (saatelehe koostamisel) või päevakurss (arve koostamisel).

Makse sisestamine

Valuutaga seotud maksedokumendi (kassaorderi või maksekorralduse) sisestamisel tuleb enne tavaoperatsioone teha 2 lisategevust:

1. Valida maksetega seotud valuuta (Arvuta->Valuuta).
2. Täpsustada vajadusel valuuta päevakurssi (Arvuta->Päevakurss).

NB! Ühes aknas loetletud maksedokumendid saavad olla vaid ühes valuutas!

Valuuta valimisel tekib maksete tabelisse täiendav veerg , kus näidatakse kasutaja poolt määratud valuuta ühikut. Veerus asuva kiirotsija abil saab vahetada valuuta ühikut, mis annab võimaluse vaadelda dokumendi summasid kas põhivaluutas (EEK) või kasutaja poolt määratud valuutas.

Veerus määratud valuutaühikust (n: “DEM” või “EEK”) hoolimata on ikkagi tegemist valuutadokumendiga!

Dokumendiga seotud valuuta tühistamiseks tuleb valida: Arvuta -> Valuuta -> EEK.

Akna allservas esitatakse sisestatud maksedokumentide koondsumma nii põhivaluutas (EEK) kui ka dokumentidega seotud valuutas.

Maksedokumendiga seotud raamatupidamiskandele lisanduvad kirjed muudavad bilansiväliste kontode saldot. Kirjetes kasutatavad bilansivälised kontod sõltuvad nii maksedokumendi tüübist (maksekorraldus või kassaorder) kui ka makse olemusest (valuutaarve tasumine, lepingule ettemaksu tegemine või mittetäpse makse tegemine).

Täpse makse koostamisel (valuutaarve tasumisel või lepingule ettemaksu tegemisel) tuleb täpsustada ka makstava summa jaotus (kasutades selleks veerus: “Summa” asuvat kiirotsijat):

NB! Enne makstava summa jaotuse täpsustamist peab olema määratud maksedokumendiga seotud valuuta!

Makstava summa jaotuse aken erineb tavapärasest 3 asjaolu poolest:

• Akna päises kuvatakse maksedokumendiga seotud valuuta ja valuutakurss.
  NB! Kursi muutmine mõjutab vaid konkreetset maksedokumenti!
• Tasumisele kuuluvate arvetena saab valida ainult samas valuutas koostatud arveid.
• Vaadeldava summa vääringu (konkreetne valuuta või põhivaluuta) vahetamiseks saab kasutada akna allservas asuvaid valikunuppe.
  NB! Vaadeldava vääringu vahetamine ei muuda dokumendi valuutat!

Maksmata arvete valimiseks on võimalik kasutada maksmata arvete otsijat (mida saab käivitada veerus: “Number” asuva kiirotsija abil), kus esitatakse samuti vaid sobivas valuutas koostatud ning kas osaliselt või täielikult tasumata arved. Arvete võlgnevus esitatakse vastavas valuutas.

TÄHELEPANU siinkohal sellele, kuidas toimub arvete tasumisel summade leidmine! Nii arve kui makse registreerimisel kasutatakse valuutakursina tehingu toimumise kuupäevale vastavat Eesti Panga kurssi. Kuna käibel eksisteerib valuutasid, mille kurss on fikseeritud ja selliseid, mille kurss muutub, siis kirjeldame siinkohal, kuidas käituda ühes või teises olukorras:

• fikseeritud kurss - sellisel juhul on arve ja makse kurss ühesugune, kuid maksekorralduse teostamisel kasutatav vastava panga kurss tõenäoliselt teine; vahe, mis tekib dokumendi kursi ja panga kursi erinevusest, kajastatakse pangateenusena; selleks tuleb kasutajal parandada automaatika poolt tekitatud kannet: avada lahtrist "kanne" vastava dokumendi kanne, parandada pangakontol olevat summat ja vahe lisada pangateenuse kontole.
• muutuv kurss - sellisel juhul on erinevad nii arve, makse kui ka pangaoperatsiooni teostamisel kasutatav kurss; tekib kaks kursimuutust:
  • muutus maksel (mis on Eesti Panga kursiga) ja pangatehingul (vastava panga kurss) olevast kursi erinevusest, see muutus kajastatakse pangateenusena maksekorraldusel; makse sisestamisel tuleb järgida järjekorda: määratakse maksekorraldusel kasutatav valuuta -> valitakse makstav dokument -> sisestatakse päevakurss -> parandatakse kannet; kande parandamiseks avatada kanne lahtrist "kanne", parandada pangakontol olevat summat ja vahe lisada pangateenuse kontole.
  • muutus arvel ja maksel olevast kursi erinevusest; see on kasum/kahjum valuutakursi muutusest ja kajastatakse memoriaalorderiga, kus üheks pooleks on arve ja teiseks pooleks vastavalt kas siis tulu valuutakursi muutusest või kulu valuutakursi muutusest.

Memoriaalorderi sisestamine

Memoriaalorderi sisestamine võib osutuda vajalikuks: