HCLUB Süsteemid

Broneeringukaardi sisestamine algab broneeringu nime, algus- ja lõppkuupäevade, algus- ja lõppkellaaegade, inimeste arvu ning kontaktandmete täpsustamisega.

Järgnevalt tuleks määrata broneeringule ressursid. Selleks tuleb aktiveerida aknas vaade: "Ressursid" ja sisestada tabelisse kas broneeritud ressursid või tunnused ning ajavahemik.
Broneeringukaardi sisestamine saab toimuda nii abstraktselt (broneeritakse mingit tüüpi ressursse) kui ka detailselt (koheselt täpsustatakse broneeritavad ressursid). Abstraktse / detailse broneeringu eristajaks ongi asjaolu: kas täpsustati ressurss või sisestati ainult tunnus.
Võimaluse korral võiks koheselt sisestada ka toimingud ning nende toimumisajad.

NB! Üheks toiminguks on ka ressursside kasutamine!

Kasutamiskeskkonna mugavdamiseks pakub broneerimismoodul veel ka broneeringukaardi avamist olemsoleva paketi alusel. Paketis loetletud toimingud, nende algus- ja lõppkellaajad, kordsus ning toimingut tarbivate eraisikute arv lisatakse avatavale broneeringukaardile automaatselt.
Info olemasolul võib sisestada ka broneeritud kaubad ja teenused (N: konverentsi toitlustus).
Salvestatud broneeringukaart ilmub ressursside või toimingute ajagraafikule, kui broneeringul reserveeriti konkreetseid ressursse või toiminguid.

NB! Abstraktne broneering ei kajastu ressursside ajagraafikul! Küll aga on ta kasutusel ressursside hõivatuse tabelis.

Broneeringu täpsustamine

Broneeringukaardi muutmiseks / täiendamiseks tuleb broneeringukaart avada (ajagraafikul esitatud broneeringul tehtava hiireklõpsu või broneeringute kiirotsijas toimingunupu "Muuda" abil), sisestada soovitavad muudatused ning salvestada info. Broneeringu täpsustamist võib teha korduvalt - vastavalt lisainfo (lisatellimuste ja täiendavate täpsustuste) saabumisele.

Vahearve koostamine

Parterfirmadega arveldamisel on sageli oluline ka broneeringu alusel vahearve koostamine.
Vahearve väljastamiseks tuleb broneeringukaart avada ning valida toimingunupu: "Koosta" alamenüüst valik: "Vahearve". Vahearve käivitamisel koostatakse kassatehing broneeringus loetletud toimingute ja kaupade / teenuste kohta.

Lisaks sellele märgitakse kassatehingu koostamisel kasutatud read lisamärgendiga: "L", mis viitab asjaolule, et vaadeldava toimingu, kauba või teenuse eest on arve juba esitatud.
Vahearvet saab teha ka korduvalt, kuna arve koostamisel kasutatakse vaid lisamärgendita ridu.

NB! Kassatehing tuleb lõpetada aknas: "Kassamüük"!

Eraisikute saabumise fikseerimine, ressursside oleku jälgimine

Ressursside oleku määramine võimaldab suurendada ressursside ajagraafiku informatiivsust. Erinev värvitoon iseloomustab ressursi seisundit (N: kasutusel, remondis, broneeritud). Ressursi oleku muutmiseks tuleb avada broneeringukaart ja värskendada vaadeldava ressursi juures välja: "Olek" sisu.
Ressursi olekut saab muuta ka ressursside ajagraafikul. Selleks tuleb vastavale broneeringule hiirega osutades kasutada hiire paremat klahvi. Avanevast rippmenüüst tuleb käivitada valik: "Olek" ning oleku kiirotsijast valida soovitud väärtus.

Lisaks ressursside broneerimise jälgimisele võimaldab broneerimismoodul ka säilitada ning töödelda infot ressursse kasutanud eraisikute kohta.
Selleks tuleb aga eraisikute saabumisel (N: hotelli registratuuris võtmete väljastamisel) fikseerida konkreetset ressurssi kasutavad eraisikud. Info sisestamiseks tuleb broneeringukaardi ressursside tabelis osutada väljas: "Arv" asuvale toimingunupule ning avanevas aknas sisestada konkreetset ressurssi kasutavad eraisikud (täites vajadusel ka vastatavad registrikaardid).

NB! Kaardide (N: toa-või uksekaardid) olemasolul tuleb kaardi väljastamisel märkida vastav viide ka broneeringule (vaade: "Kaardid" ).

Toimingute jälgimine

Broneeritud toimingud on vaikimisi staatusega: "Tegemata".
Automaatselt täidetavate toimingute (N: majutus) täitmise eest hoolitseb programm: toiming muutub täidetuks vastava kellaaja saabumisel.
Meeldetuletust vajava toimingu saabumisel ilmub kasutajale ekraanile spetsiaalne meeldetuletus, kus näidatakse ära algav toiming, toiminguga seotud broneering ning aeg toimingu alguseni.
Toimingu staatuse muutmiseks piisab broneeringu nime ees oleva valiku määramisest.
Kui toimingu tegemiseks ei ole hetkel aega, kuid meeldetuletus on oluline, siis tuleb käivitada toimingunupp: "Hiljem". Sellisel juhul genereerib programm väikese ajavahemiku järel korduva meeldetuletuse. Meeldetuletusi esitavat akent saab kasutaja ka iseseisvalt avada, selleks tuleb käivitada menüü "Näita" valik: "Meeldetuletused".

Toiminguid saab märkida tehtuks ka toimingute ajagraafikul. Selleks tuleb vastavale broneeringule hiirega osutades kasutada hiire paremat kahvi. Avanevast rippmenüüst tuleb käivitada valik: "Tehtud".

Kassamüügi lisamine broneeringule

Kui aknas: "Broneerimine" on defineeritud kaardid, siis on võimalik teha ka kassamüügi lisamist broneeringule. Sellisel juhul tasub klient tarbitud kaupade ja teenuste eest alles vahe- või lõpparve koostamisel.

NB! Kassamüügi korrektseks lisamiseks tuleb kliendile jagatud kaardid loetleda broneeringukaardil!

Kaardimüügi tegemisel saadetakse aknast: "Kassamüük" (või suurema süsteemi korral ka teisest kassast) müügiinfo aknale: "Broneerimine", kus kaubad tõlgitakse teenusteks ning lisatakse automaatselt kaardiga seotud broneeringule.
Laekunud kaardimüügi vaatlemiseks ning kaardimüügi ülevõtmisega seotud probleemide tuvastamiseks kasutatava akna avamiseks tuleb osutada menüü "Näita" valikule: "Kaardimüük".

NB! Broneeringule lisatud kassamüüki ei saa kasutaja broneeringukaardil muuta! Vajadusel tuleb seda teha alles peale vahe- või lõpparve koostamist aknas: "Kassamüük".

Lõpparve koostamine, ressursside koristamise jälgmine

Erinevalt vahe- ja kaardiarvest kaasneb lõpparve koostamisega ka broneeringu lõpetamine, st. koostatud kassatehing esitatakse aknas: "Kassamüük", kasutusel olnud kaardid blokeeritakse, koristamist vajavad ressursid märgitakse spetsiaalse tunnusega (ajagraafikul esitatakse koristamata ressursid punase värviga) ning võimalusel aktiveeritakse aken: "Kassamüük".
Analoogselt vahearvega saab kasutaja ka lõpparvet aknas: "Kassamüük" täiendada ja muuta (N: täpsustada tasumisvormi).

Ressursi koristamisel tuleb ressursi staatust värskendada ka programmis. Selleks tuleb osutada ressursside ajagraafikul hiire paremat klahvi vajutades ressursi nimele ning käivitada valik: "Koristatud". Staatuse muutmist saab teha ka ressursi kiirotsija menüüvaliku abil.