Selleks, et kaubad defineerida õieti ja välistada nende hilisem ümbertegemine, peaks enne nende kirjeldamist läbi mõtlema:

• millistes ühikutes kaupu laos hoitakse, müüakse, analüüsis vaadeldakse

  Sellest sõltub, kui palju ja millised artiklid on vaja defineerida ning kas on vaja kasutada alternatiivseid ühikuid (vt. Erinevate ühikute kasutamine)

  Kõige lihtsamas olukorras ostetakse ja müüakse kaupa samades ühikutes. Näiteks, limonaad, mis ostetakse sisse pudeliga, müüakse ka pudeliga. Sellises olukorras kasutatakse laoühikuna seda sama ühikut, millega kaupa käsitletatakse (n: pudel).

  Kui aga ettevõtluses toimub kauba töötlemine, see tähendab, et kaup müüakse teistsugusena, kui sisse ostetatakse, võib laoarvestuses kasutatav ühik erineda sellest, millisena kaup tegelikult soetatakse. Võtame näiteks baari, kus toimub alkoholi müük: alkohol, mis ostetakse pudelites, müüakse cl-des. Sellisel juhul oleks mõistlik selline alkohol võtta ka arvele cl-des. See tähendab, et laoartiklina defineeritakse näiteks kaup "Vein cl" ühikuga "cl" ja ühe pudeli ostmisel võetakse lattu 75 cl.

  Lisaks sellele võib ühe ja sama kauba korral olla süsteemis defineeritud eraldi artiklid laoarvestuse ja müümise jaoks. Näiteks, klaaside ja pitsidega müüdavate jookide korral võiks müügiühikuna kasutada mitte "cl" (n: Viru valge cl), vaid defineerida iga erineva klaasi mõõdu jaoks eraldi artiklid, mille ühik on "tükk" (n: Viru valge 8cl, Viru valge 4cl). Mõte seisneb selles, et esiteks on ostjale tšekki vaadates arusaadavam, kas temaga on õieti arveldatud, teiseks on teenindajatel endil selgem, millistes klaasides joogid välja valada.

  Näide: kui kaubad defineerida cl-des, siis müümisel sisestatakse "8*Viru valge cl", mille põhjal ei tee vahet kas klient soovis klaasi, kus on 8cl või 2 klaasi 4 cl-ga. Samal ajal on aga erinevate klaasiartiklite korral see konkreetselt arusaadav: "Viru valge 8cl" või "2*Viru valge 4cl".

  Kui müümise hetkel on erinevatel, kuid samas sarnastel kaupadel (n: ananassimahl, apelsinimahl, õunamahl jne.) oluline vahet teha (ettekandjale teada andmiseks, mida valada), võib ettevõtte analüüsi koha pealt olla see vähetähtis. Sellises olukorra võib jällegi kasutada laoarvestuse ja müümise jaoks erinevaid artikleid. See tähendab, et kõik mahlad, mis sisse ostetakse, võetakse arvele kaubana "Mahl", sõltumata sellest, et arve peal on ananassi või õunamahl ning müümise jaoks tehakse iga mahla jaoks eraldi artikkel.

  NB! Lahenduse korral, kus laoarvestuse jaoks on ühed artiklid ja müümise jaoks teised, tuleb müügikaupade jaoks koostada tootmisretseptid. Läbi nende retseptide võetakse müümise ajal laost maha õige kaup ja õige kogus.

  Kaupade puhul, mis on küll sarnased, kuid omavad siiski mingit erinevat nüanssi (n: ühte sorti pliiatsid, mis on erinevat värvi või erineva suurusega puidupakid), on võimalik kasutada partiiarvestust (vt. Kauba arvestamine partiides). See tähendab, et defineeritakse üks kaubaartikkel ja kauba erisus kajastatakse partiis. Kui ettevõtja jaoks on oluline selliseid kaupu siiski eraldi arvestada, tuleb kirjeldada eraldi kaubad ja kauba erisus kajastatakse tema nimetuses (n: Pliiats punane, Kask 250*105*3).

• milliseid koode kasutatakse

  Sellest lähtuvalt täidetakse vastavad kooditabelid ja vajadusel koostatakse lisatabelid (vt. Kaubakoodide kasutamine).

• milline on ettevõtte hinnapoliitika

  Sõltuvalt hinnapoliitikast kasutatakse kas maksugruppe või erinevaid hinnakirju (vt. Hindade kujundamine).

• millised kaubad vajavad tootmist

  Toodetavate kaupade jaoks koostatakse tootmisretseptid ja automaatse tootmise jaoks (mooduli Kassas olemasolul) lisatakse sellistele kaupadele vastav tunnus.

• milliseid kaupu ühest või teisest kassast müüakse

  Olukorras, kus ettevõttel on erinevad kassamüügi kohad, kus müüakse erinevaid kaupu (n: toidupood, elektritarvete pood) on võimalus saata kassadele vaid neid kaupu, mida sealt müüakse. Kaupade eristamiseks võib kasutada, kas spetsiaalset tunnust (n: "osakonnatunnus", vt. Kaubagruppide moodustamine) või eraldi kooditabelit (vt. Müügikoodid).

• millist analüüsi kaupade kohta soovitakse

  Sellest sõltuvalt defineeritakse kaubatunnused (vt. Kaubagruppide moodustamine).