HCLUB Süsteemid

Müügihind on kauba hind ilma maksudeta, lõpphind koos maksudega. Maksud on infohulk, mille abil määratakse kauba kuuluvust erinevatesse käibemaksu ja allahindlusgruppidesse.

Makse e. maksugruppe on kolme tüüpi:

allahindlus – kasutatakse allahindluste tegemise korral. On võimalik defineerida erinevaid allahindlusgruppe, mis annab võimaluse erinevatelt kaubagruppidelt teha erinevaid allahindlusi.
maks – kasutatakse müügihinnale lisanduva väärtuse leidmisel. Selle tüübiga defineeritakse kõik antud ettevõttes kasutatavad käibemaksud: käibemaks 5%, käibemaks 18%, käibemaks 0%, maksuvaba käive jne.
ümardus - kasutatakse lõpphinna viimiseks mingi täpsuseni (10-sendi täpsus, 5-sendi täpsus jne.)

Lõpphinna arvutamisel rakenduvad maksud müügihinnale järjekorras tüüpidega "allahindlus" -> "maks" -> "ümardus".

Enimkasutatavad maksugrupid on programmiga kaasas. Kui eksisteerib ka teisi maksustamise viise (n: käibemaks 0%, maksuvaba käive), siis nende jaoks on vaja defineerida täiendavad maksugrupid: (vt. Maksugrupid) .

NB! Maksugrupid tuleb luua enne kaupade ja teenuste kirjeldamist.

Maksugrupid omakorda koondatakse maksuskeemidesse (vt. Maksuskeemid) . Maksuskeemid on kaupade/teenuste müügihinna arvestusskeemid. Kui maksugruppide abil määratakse, milliseid makse ühele või teisele kaubale rakendatakse, siis maksuskeemis kirjeldatakse vastavate maksugruppide arvutusvalemid.

Näide: Kui 18%-se käibemaksu avutamise jaoks on loodud maksugrupp "Käibemaks 18%", siis maksuskeemis on kirjeldatud arvutusvalem: "müügihind*0.18".

Programmiga kaasasolev maksuskeem "Üldine" koondab kõiki kasutaja poolt defineeritud maksugruppe ja need esitatakse kaubakaardil väljal "Maksud". Konkreetse kauba puhul rakenduvad maksud, tuleb vastavas infoväljas aktiivseteks märkida.

Iga kauba korral on kindlasti vaja ära märkida käibemaksugrupp, kuhu ta kuulub. Allahindlusgrupp määratakse sellisel juhul, kui sellelt kaubalt tehakse allahindlusi ja ümardusgrupp sellisel juhul kui kasutatakse lõpphindade ümardamist:

Kauba hinna sisestamise jaoks peaksid maksud olema enne ära märgitud. Hindade sisestamiseks ettenähtud infoväljad "Müügihind" ja "Lõpphind" on üksteisest sõltuvad: neist ühe sisestamisel arvutatakse teine automaatselt. Hinna sisestamisel on soovitatav sisestada enne lõpphind ja jätta müügihind programmi arvutada.

Hindade arvutamine arvete koostamisel sõltub vastava firma lepingust. Nimelt märgitakse maksuskeem külge firma lepingule (kliendi ja/või tarnija lepingul lehel "Maksud"). Kui ettevõttes kasutatakse erinevaid maksustamistingimusi (näiteks ei toimu valuutatehingute puhul käibemaksu arvutamist), siis nende jaoks peaks looma eraldi maksuskeemid ja need vastavatele lepingutele külge märkima. Erinevate maksuskeemide kasutamine annab võimaluse arvutusskeemi muutumisel muuta vaid vastavat maksuskeemi ning edasi muutuvad maksetingimused kõikidel nendel firmadel, kelle lepingul on vastav maksuskeem märgitud. Firma lepingul on maksuskeemide loetelu hulgas lisaks süsteemis defineeritud maksuskeemidele valik "individuaalne". See tähendab seda, et maksuskeemi "Üldine" põhjal, on võimalik koostada spetsiaalselt sellele firmale kehtivat skeemi. Individuaalsete skeemide korral peab aga arvestama sellega, et maksetingimuste muutumisel ei piisa enam konkreetse skeemi muutmisest, vaid tuleb üle käia kõikide firmade sellised lepingud.

NB! Kui süsteemis eksisteerib erinevaid maksuskeeme, siis uue maksugrupi loomisel lisatakse see maksugrupp automaatselt maksuskeemi "Üldine", kuid teistesse skeemidesse, kus seda samuti kasutama peaks, tuleb juurdetehtud maksugrupid ise lisada.

Allahindluste tegemiseks peaks kõigepealt läbi mõtlema, millistelt kaupadelt/teenustelt seda tehakse ja kas allahindlus erinevatelt toodetelt on erinev või ei ole. Maksugruppe erinevate allahindluste jaoks tehakse lähtuvalt sellest, palju on erinevaid tooterühmi, millelt tehakse erinevaid allahindlusi.

Näiteks: Kui ettevõte müüb arvuteid ja osutab arvutitega seotud hooldusteenust, siis juhul kui, arvutitelt ja teenustelt tehtav allahindlus on erinev, on vaja defineerida kaks maksugruppi. Kui aga allahindlus nii arvutitelt kui teenustelt on alati üks ja sama, piisab ühest maksugrupist.

Maksugruppide nimed võiksid olla sellised, mis iseloomustavad vastavat kaubagruppi. Eespool toodud näitele tuginedes, näiteks "riistvara" ja "teenus". Konkreetsele kaubale märgitakse külge vaid see allahindlusgrupp, kuhu ta kuulub.

Kui kaupadele on allahindlusgrupid külge märgitud, siis edasi tuleb maksuskeemidesse sisestada vastavad arvutusvalemid. Valemid on kujul "-müügihind*[protsent/100] (n: 5% puhul "-müügihind*0.05"). Kui allahindlust ei tehta, on kordajaks 0.

Kui kaubal on allahindluse-tüübiga maksugrupp külge märgitud ja firma maksuskeemis valem kirjeldatud, ilmub müügiarve koostamisel vastav protsent kaubareal lahtrisse "%". Samuti trükitakse see välja müügiarvele.

Hinnakirjade kasutamine

Kaubakaardile sisestatud hindadest moodustub põhihinnakiri. See tähendab, et kui kaubakaardil sisestada hind, siis lisatakse see põhihinnakirja (Registrid -> Kaubad/teenused -> Hinnakirjad). Samas kehtib ka vastupidine loogika: kui kaubale sisestada hind hinnakirjade tabelis põhihinnakirja veergu, ilmub see hind ka kaubakaardile.

Hinnakirjasid kasutatakse nii ostu- kui ka müügiarvete sisestamisel, see tähendab, et arvedokument on alati seotud mingi konkreetse hinnakirjaga. Hinnakirju võib olla mitu. Kasutajal on vajadusel alati võimalik neid ise juurde defineerida, nende arv süsteemis ei ole piiratud. Kui ettevõttes kasutatakse ainult ühte baashinda ja kõik allahindlused arvutatakse sellest hinnakirjast lähtuvalt (kasutades maksuskeeme) piisabki ainult põhihinnakirjast. Kui aga eksisteerib mitu erinevat hinda, näiteks jaehind jaekliendile ja hulgihind hulgikliendile, siis tehakse juurde teine hinnakiri.

Täiendavate hinnakirjade tegemisel peab teadma, et hinnakirjade nägemise õigus on piiratud kasutaja õigustega. Kasutaja, kes hinnakirja tekitab, saab õiguse sellele hinnakirjale automaatselt, teistele kasutajatele tuleks õigus täiendavalt määrata.

Hinnakirjade koostamiseks on programmis hinnakirjade tabel, mis avaneb menüüvalikuga: Registrid -> Kaubad/Teenused -> Hinnakirjad (vt. Hinnakirjade register). Uue hinnakirja jaoks tehakse tabelisse täiendav veerg, millesse sisestatakse vastavad hinnad.

Oma iseloomu järgi võib hinnakirjad jagada kolmeks:

staatiline - hind, mis on hinnakirja sisestatud käsitsi või saadud mingi matemaatilise tehte tulemusena, aga mis on jääv ja ei sõltu muudest teguritest
protsentuaalne - hinnakirja on sisestatud mitte numbrilised väärtused vaid protsendid ja lisaks on hinnakirja juures määratud hinnakiri, millest siis vastavad protsendid arvutatakse
valuutahinnakiri - hinnakirja juures määratakse valuuta ühik ja hinnad sellesse hinnakirja sisestatakse selle valuuta vääringus

Hindade esitamisel tabelis on kaks vaadet: hinnad koos maksudega ja hinnad ilma maksudeta. Vastavalt sellele tuleb ka hinnad sisestada koos või ilma käibemaksuta. Soovitavalt tuleks sisestada koos maksudega hinnad ja jätta maksudeta hind programmi arvutada. NB! Tabeli avamisel on hinnad esitatud ilma maksudeta.

Hinnakirjade kasutamine müümisel

Müügiarvetel vaikimisi kasutatav hinnakiri määratakse tööjaama seadetes: Seaded -> Tööjaama seaded: Seal lahtris "Müügihinnakiri" määratud hinnakiri kuvatakse uue müügidokumendi avamisel. Et tööjaama seaded on konkreetse töökoha, see tähendab arvutikesksed, on erinevates töökohtades võimalik määrata ja kasutada müümisel erinevaid hinnakirju.

Kui tööjaama seadetes on vaikimisi kasutatavaks hinnakirjaks määratud muu hinnakiri kui "Põhihinnakiri", siis kaubakaardil näidatakse hinda mitte põhihinnakirjast, vaid hinnakirjast, mis on vaikimisi seadistatud. Lisaks sellele, kui kasutajal on ka teiste hinnakirjade nägemise õigus, ilmub lahtritesse "Müügihind" ja "Lõpphind" hall kast:

millest avaneb hinnakirjade tabel, kus on esitatud selle kauba hinnad erinevates hinnakirjades. NB! Näidatakse vaid kasutajale lubatud hinnakirju. Vastavalt sellele, kummast lahtrist hinnakirjade tabel välja kutsutakse, näidatakse vaadet kas koos maksudega:

või ilma maksudeta:

Kui kliendiga on kokku lepitud konkreetse hinnakirja kasutamine, määratakse see hinnakiri kliendi lepingule. Selleks avatakse kliendi leping muutmiseks ja väljale "Hinnakiri" valitakse vastav hinnakiri. Sellise seadistuse abil pakutakse müügiarve tegemisel sellele firmale just nimelt seda hinnakirja. Seega ei pea kasutaja ise meeles pidama, millist hinnakirja rakendada.

Kuna hinnakiri on lepingukeskne, on olukorras, kus firmaga on sõlmitud mitu erinevat lepingut, võimalus kasutada ühe ja sama firma puhul erinevaid tingimusi.

Hinnakirjade kasutamine ostuarvete koostamisel

Ostuarvete koostamisel kehtib samasugune loogika kui müügiarvetegi puhul: vaikimisi pakutakse arve tegemisel tööjaama seadetes määratud hinnakirja ja kui firma külge on hinnakiri määratud, siis kasutatakse seda. Tööjaama seadetes määratakse vaikimisi kasutatav hinnakiri lahtris: "Ostuhinnakiri".

Kui süsteemis eksisteerib ainult põhihinnakiri, siis kasutatakse seda ka ostuarvetel. Aga kuna põhihinnakirjas on esitatud müügihinnad, siis tähendab see seda, et ostuarve tegemisel kuvatakse tegelikult müügihind. Sõltumata sellest, milline on kasutatav hinnakiri, tuleb ostuarve sisestamisel hinnad üle kirjutada selliste numbritega, mis on hankija poolt esitatud arvel.

Selleks, et kontrollida arvel olevaid hindasid hankijaga kokkulepitud hindadega või hindadega, millega seda kaupa varem soetatud on, võib koostada ostuarvete sisestamise jaoks nn. "ostuhinnakirja". Ostuhinnakirja koostamiseks on kaks võimalust:

Konkreetse hankija jaoks koostatakse spetsiaalne hinnakiri, kuhu sisestatakse hankijaga kokkulepitud hinnad.
Hinnakiri koostatakse eelmiste perioodide ostudokumentide põhjal

Hinnakirjade kasutamine Kassamüügis

Hinnakiri, mida Kassa kasutab, määratakse iga konkreetse Kassa seadistuses eraldi. See tähendab, et kui süsteemis on mitu kassat, siis iga kassa võib töötada oma hinnakirjaga. Seadistus määratakse Peakassas: Seadista -> Kassad, lehel 'Kaubainfo'.

NB! Põhihinnakirjast erineva hinnakirja kasutamisel kehtib loogika, et kui selles hinnakirjas hind puudub võetakse hind põhihinnakirjast.

NB! Kassade puhul ei arvestata kliendilepingule määratud hinnakirja, vaid kasutatakse hinnakirja, mis on määratud konkreetse Kassa seadistustes.

Võimalik on Kassas teostada ka nn. Happy Hour'it. Tehakse seda läbi hinnakirja ja vastava seadistuse, kus näidatakse kuupäevaliselt ja kellajaliselt, millal vastavaid hindu rakendatakse. Happy Hour'i jaoks tuleb kõigepealt luua uus hinnakiri, kuhu piisab märkida hinnad vaid nendele kaupadele, mis teatud ajal on teistsugused. Seejärel määratakse see hinnakiri Kassa seadistuses lehel 'Kaubainfo'. Korraga on ühe Kassa jaoks võimalik seadistada kolme erinevat Happy Hour'it. Hinnakirjade õigeaegne kasutamine (ajaliselt) seadistatakse Hclub meeskonna poolt.